Penulis: Mohammad Indra, Ibnu Nur Azis, M. Khoirusofi
E-arsip merupakan suatu sistem informasi yang menggunakan teknologi digital untuk mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen secara elektronik. Artikel ini membahas pentingnya e-arsip dalam mendukung efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip di era teknologi informasi. Teknologi yang terus berkembang memungkinkan adopsi e-arsip sebagai solusi modern dalam mengatasi masalah pengarsipan tradisional yang cenderung memakan waktu dan ruang.
Mahasiswa Universitas Pamulang (Unpam) telah menerapkan konsep e-arsip dalam kerja praktek mereka di sebuah perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web yang mereka buat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, mereka bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses pengarsipan, pencarian, serta dokumentasi surat masuk dan keluar perusahaan.
Keberhasilan pengimplementasian e-arsip ini diharapkan dapat membantu pengusaha dalam menjalankan bisnis mereka dengan lebih baik. Dalam artikel ini, disoroti pula bahwa e-arsip tidak hanya memberikan manfaat dalam penghematan waktu dan ruang, tetapi juga memastikan pengarsipan yang tertata dengan baik, meminimalkan risiko kehilangan dokumen, dan memfasilitasi akses yang cepat dan efisien.
Melalui pembahasan ini, dapat disimpulkan bahwa e-arsip memiliki potensi besar dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, baik di tingkat individu maupun institusi.
Gambar 2. Foto Bersama Karyawan CV Asli Satia Persada
Beberapa mahasiswa Unpam menggunakan ini ketika mereka melakukan kerja praktek di sebuah perusahaan di mana mahasiswa tersebut ingin lebih baik menggunakan teknologi untuk membantu pengusaha menjalankan bisnis mereka dengan lebih baik. Kegiatan kemahasiswaan Unpam terfokus pada pembuatan sistem informasi kearsipan elektronik. Mahasiswa yang melakukan kerja praktek terdiri dari 3 orang. Tiga anggota berikutnya adalah Mohamad Indra (Ketua), Ibnu Nur Azis dan M. Khoirusofi.
Perusahaan ini berkembang dari tahun ke tahun meskipun perusahaan ini relatif baru. Diharapkan, dengan pembuatan aplikasi web yang dilakukan oleh mahasiswa unpam dapat membantu proses pengarsipan agar semakin cepat dan nyaman. sehingga dipastikan memudahkan karyawan dalam pencarian surat masuk dan keluar serta dalam dokumentasi lebih tertata.
aplikasi yang dibuat oleh mahasiswa adalah aplikasi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman php dengan database mysql.
Gambar 3. Tampilan Sistem Informasi E-Arsip
Terima kasih kepada Bapak Aslimi, S. H yang telah mengizinkan kami untuk melaksanakan kerja praktek di CV Asli Satia Persada yang beliau pimpin. Kita semua dapat melihat betapa pentingnya perubahan yang diperkenalkan melalui sistem informasi ini dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.
Terima kasih juga kepada Dosen Pembimbing yang telah memberi arahan kepada kami terkait kerja praktek ini. Dan tidak lupa juga, terima kasih kepada tim yang mau diajak bekerjasama dengan baik yang telah mengeluarkan usaha maksimal untuk merancang, menguji, dan mengimplementasikan sistem informasi baru ini. Kerja keras kalian dalam memastikan bahwa fitur-fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan diintegrasikan dengan baik adalah sangat dihargai.