Proses pengembangan dan penyerahan sistem Ticketing Helpdesk berlangsung di kantor Divisi Sapras Universitas Tangerang Raya. (Dokumentasi UNTARA)
TANGERANG SELATAN — Divisi Sarana dan Prasarana (Sapras) Universitas Tangerang Raya (UNTARA) resmi menyerahterimakan dan mengimplementasikan aplikasi Ticketing Helpdesk berbasis web guna menggantikan sistem pelaporan kerusakan fasilitas yang selama ini masih dilakukan secara manual melalui komunikasi lisan, pesan instan, maupun pencatatan di buku besar.
Aplikasi yang dapat diakses melalui laman helpdesk.untara.ac.id ini dikembangkan oleh Ikhsan Maulana Ibrahim, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, dalam program Kerja Praktik yang berlangsung sejak 21 April hingga 19 Juni 2026 di bawah bimbingan Sutriyono, S.Kom., M.Kom., serta pembimbing lapangan Dicky Zaenurdin, S.Kom.
Selama ini, proses pelaporan kerusakan fasilitas seperti AC, lampu, kursi dan meja, toilet, hingga kebocoran gedung kerap terhambat karena laporan tercecer, salah lokasi, atau tidak terpantau progresnya. Dengan sistem baru, setiap keluhan yang masuk otomatis diberi nomor tiket unik dan bergerak melalui empat tahapan status yang jelas, yaitu Rusak, Diproses, Dikerjakan, hingga Selesai.
“Setiap laporan yang masuk akan secara otomatis dikonversi menjadi nomor tiket unik yang mencatat identitas pelapor, waktu pelaporan, detail kerusakan, hingga tingkat urgensi masalah,” demikian disebutkan dalam laporan pengembangan sistem tersebut.
Sistem ini membagi akses ke dalam tiga peran utama. Pelapor, yakni dosen, mahasiswa, dan karyawan, dapat mengisi formulir pengaduan tanpa perlu login serta memantau status laporan lewat menu Cek Ticket. Admin Sapras bertugas memverifikasi laporan, menentukan prioritas, mendisposisikan teknisi, dan mencetak laporan rekapitulasi dalam format PDF. Adapun teknisi lapangan menerima penugasan, melaksanakan perbaikan, dan menutup tiket setelah mengunggah foto bukti hasil pekerjaan.
Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Laravel dan basis data MySQL, serta dilengkapi fitur keamanan seperti proteksi CSRF, enkripsi kata sandi dengan algoritma bcrypt, dan pembatasan percobaan login untuk mencegah serangan brute force.
Berdasarkan hasil analisis, rata-rata waktu penanganan keluhan yang sebelumnya membutuhkan sekitar tiga hari atau 72 jam pada sistem manual, kini dapat dipangkas menjadi rata-rata 8 jam saja setelah penerapan aplikasi, atau setara peningkatan efisiensi sebesar 88,89 persen.
Pengujian fungsional menggunakan metode Black Box Testing menunjukkan seluruh fitur utama, mulai dari validasi formulir, penerbitan nomor tiket, transisi status, hingga pencetakan laporan PDF, berjalan sesuai rancangan. Uji penerimaan pengguna yang melibatkan sepuluh responden dari Divisi Sapras turut mencatatkan tingkat kepuasan tinggi, dengan mayoritas menyatakan sistem ini sangat layak diterapkan secara permanen.
Ke depan, pihak pengembang merekomendasikan sejumlah penyempurnaan, di antaranya integrasi akun tunggal (single sign-on) dengan sistem akademik kampus, notifikasi otomatis melalui WhatsApp atau surel, pencadangan data berkala ke penyimpanan awan, serta kemungkinan penerapan kecerdasan buatan untuk klasifikasi prioritas kerusakan secara otomatis.
Dengan hadirnya aplikasi ini, Divisi Sapras UNTARA diharapkan dapat bertransformasi dari unit yang bekerja secara reaktif menjadi layanan berbasis digital yang lebih responsif, transparan, dan akuntabel bagi seluruh civitas akademika.
Penulis : Iksan Maulana Ibrahim, Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang