Malika Shakila, Muhammad Ridhoillah Zamzami, Jidan Nugroho | Mahasiswa Teknik Informatika, Universitas Pamulang
Jakarta — Tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pamulang berhasil merancang dan mengimplementasikan sistem manajemen inventaris aset berbasis web di SMK Negeri 1 Jakarta. Sistem yang diberi nama “Asset Core” ini menjadi solusi nyata atas permasalahan pengelolaan aset institusi pendidikan yang selama ini masih dilakukan secara manual dan fragmentatif.
Latar Belakang: Keterbatasan Sistem Manual di Sekolah
Pengelolaan aset merupakan fungsi krusial bagi kelancaran operasional institusi pendidikan vokasional. SMK Negeri 1 Jakarta, yang berdiri sejak tahun 1927 dan berlokasi di Jalan Budi Utomo No. 7, Pasar Baru, Jakarta Pusat, mengelola beragam aset institusional mulai dari instrumen laboratorium, perangkat komputer, peralatan kelas, hingga sarana pendukung akademik lainnya.
Berdasarkan temuan lapangan yang dilakukan melalui observasi dan wawancara mendalam dengan pihak sekolah, diketahui bahwa sistem pengelolaan inventaris yang berlaku saat ini masih mengandalkan pencatatan manual menggunakan Microsoft Excel dan berkas kertas. Kondisi ini menimbulkan berbagai kerentanan operasional yang signifikan.
“Saat ini masih menggunakan aplikasi bawaan office untuk pendataaan seperti aset termasuk alat-alat dari sekolah, alat masuk maintenance, gudang. Sejauh ini masih manual dari tata usaha ada sendiri, tapi untuk bidang sarana prasarana masih belum ada sistem digital.”
— Novi Ari Wibowo, S.Kom, Kepala Sarpras SMK Negeri 1 Jakarta
Setidaknya empat permasalahan utama teridentifikasi: data aset yang tersebar di berbagai media tanpa sistem terpusat, proses inventarisasi manual yang rawan keterlambatan dan kesalahan pencatatan, keterbatasan akses informasi bagi pemangku kepentingan, serta ketiadaan mekanisme monitoring kondisi aset yang sistematis dan berkelanjutan.
Proses Wawancara dan Penggalian Kebutuhan Sistem
Sebelum membangun sistem, tim mahasiswa melakukan serangkaian wawancara mendalam dengan Pak Novi Ari Wibowo selaku Kepala Sarpras guna menggali kebutuhan fungsional secara akurat. Proses ini menjadi fondasi penting dalam merancang sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan nyata di lapangan.
 | |
Gambar 2 & 3. Sesi wawancara mendalam antara Malika Shakila dan Jidan Nugroho dari Universitas Pamulang dengan Bapak Novi Ari Wibowo, S.Kom untuk menggali kebutuhan sistem manajemen inventaris di SMK Negeri 1 Jakarta.
Dari hasil wawancara, diperoleh spesifikasi kebutuhan sistem yang komprehensif. Sistem harus mampu mencatat informasi lengkap setiap aset mencakup jenis, nama, anggaran, kode inventaris, kondisi, tanggal, dan penanggung jawab. Sistem juga wajib mendukung fitur pencarian dan filter aset berdasarkan kategori maupun abjad, multiuser dengan hierarki akses berbeda, serta laporan periodik bulanan dan tahunan.
“Admin bisa semua akses, pengguna lain untuk menginput, kepala sekolah memonitoring saja. Perlu juga laporan per periode, per bulan, per tahun, menampilkan laporan aset masuk dan keluar, inventarisasi, dan kondisi aset.”
— Novi Ari Wibowo, S.Kom
Selain itu, sistem diwajibkan memiliki fitur tracking riwayat perubahan aset, notifikasi untuk aset rusak atau mendekati masa habis pakai, serta dibangun berbasis web agar dapat diakses dari berbagai perangkat komputer, laptop, tablet, maupun handphone. Penyimpanan data direkomendasikan menggunakan server on-premise dengan kemampuan enkripsi, backup, dan restore data.
Metodologi Pengembangan: Waterfall SDLC
Gambar 4. Diskusi teknis oleh Muhammad Ridhoillah Zamzami dengan Pak Novi Ari Wibowo S,Kom terkait alur pengadaan, peminjaman, dan mutasi aset antar ruangan sebagai bahan perancangan sistem.
Pengembangan sistem “Asset Core” mengadopsi pendekatan SDLC (Software Development Life Cycle) model Waterfall yang membagi proses konstruksi ke dalam empat tahap berurutan: analisis kebutuhan fungsional dan non-fungsional, perancangan arsitektur sistem, implementasi perangkat lunak, serta protokol pengujian sistematis.
Stack teknologi yang dipilih mencerminkan kebutuhan modern: React.js sebagai framework antarmuka pengguna yang responsif, Node.js untuk pemrosesan logika bisnis di sisi server, PostgreSQL sebagai basis data relasional yang andal, Supabase sebagai ekosistem cloud dengan fitur real-time subscriptions, serta Tailwind CSS untuk tata letak antarmuka yang estetis dan adaptif di berbagai ukuran layar.
Fitur Unggulan Sistem “Asset Core”
Sistem yang berhasil dibangun mengenkapsulasi sembilan modul fungsional utama yang saling terintegrasi. Modul Dashboard menyajikan data aset secara real-time dilengkapi visualisasi grafik tren mingguan dan fitur kecerdasan buatan (AI Insight) yang mampu menghasilkan rekomendasi strategis pengelolaan aset secara otomatis.
Modul Daftar Aset menyediakan repositori lengkap seluruh aset sekolah dengan fitur pencarian cepat dan filter berlapis berdasarkan kategori, lokasi, maupun status operasional. Modul Pemeliharaan memungkinkan pemantauan berkelanjutan terhadap jadwal perawatan dari status “Terjadwal”, “Sedang Dikerjakan”, hingga “Selesai” lengkap dengan informasi biaya dan catatan teknisi.
Modul Depresiasi Aset secara otomatis menghitung dan memvisualisasikan penurunan nilai ekonomis aset dari waktu ke waktu, membantu pihak sekolah dalam pengambilan keputusan pengadaan aset baru. Modul Laporan mendukung ekspor data ke format Excel, CSV, maupun PDF, sementara Modul Arsip Tahunan menjaga historisitas inventaris untuk keperluan evaluasi jangka panjang.
Sistem juga dilengkapi manajemen pengguna berbasis hierarki: Admin memiliki akses penuh, staf berperan sebagai operator input data, sedangkan Kepala Sekolah dan Tata Usaha berperan sebagai pemantau laporan sesuai dengan kebutuhan nyata yang disampaikan pihak sekolah.
Dampak dan Harapan ke Depan
Implementasi “Asset Core” diproyeksikan membawa transformasi substantif dalam tata kelola aset SMK Negeri 1 Jakarta. Sistem ini diharapkan meningkatkan akurasi dan integritas data aset, mempercepat proses pencarian dan pelaporan inventaris, serta meminimalkan risiko kehilangan data yang selama ini menjadi kelemahan utama sistem manual.
Sebagai bagian dari Kerja Praktek Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang semester Genap 2025/2026, proyek ini juga menjadi bukti nyata kontribusi akademik mahasiswa dalam menjawab tantangan transformasi digital di lingkungan pendidikan vokasional Indonesia.
Ke depan, pengembangan aplikasi mobile native, penguatan sistem enkripsi dan keamanan data, serta program pelatihan terstruktur bagi para pengguna sistem direkomendasikan sebagai langkah lanjutan untuk memaksimalkan manfaat platform ini secara berkelanjutan.
Ucapan Terima Kasih
Tim penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Pamulang khususnya Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan akademik selama Kerja Praktek. Terima kasih kepada Bapak Farizi Ilham, S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing, Bapak Awalusilman, M.Pd. selaku Kepala Sekolah, dan Bapak Novi Ari Wibowo, S.Kom. selaku Kepala Sarpras SMK Negeri 1 Jakarta yang telah memberikan izin, kepercayaan, dan bimbingan selama pelaksanaan kegiatan ini. Apresiasi juga ditujukan kepada seluruh civitas akademika dan staf SMK Negeri 1 Jakarta yang telah menyambut tim dengan tangan terbuka.