Juliano Krizza Yoga, Naufal Zacky Ramadhan, Arjun Afrianto – Mahasiswa Teknik Informatika, Universitas Pamulang
Gambar 1. Tim mahasiswa Universitas Pamulang menunjukkan website e-commerce pemesanan cup printing yang berhasil dikembangkan di Indopack Lestari.
TANGERANG – Proses pemesanan kemasan minuman (cup printing) yang masih dilakukan secara manual melalui WhatsApp sering kali menimbulkan berbagai kendala, seperti kesalahan hitung harga, pesanan yang terlewat akibat chat menumpuk, hingga tidak adanya dokumentasi pengiriman yang terstruktur. Kondisi tersebut mendorong tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang (UNPAM) untuk menghadirkan solusi melalui program Kerja Praktik (KP) di Indopack Lestari, UMKM yang bergerak di bidang produksi dan pemasaran kemasan cup plastik dan paper cup dengan layanan sablon dan desain custom.
Mereka adalah Juliano Krizza Yoga, Naufal Zacky Ramadhan, dan Arjun Afrianto. Di bawah bimbingan Maulana Ardhiansyah, S.Kom., M.Kom., tim mahasiswa ini berhasil merancang sebuah website pemesanan yang membantu Indopack Lestari beralih dari cara kerja manual menuju proses bisnis yang lebih praktis, rapi, dan mudah dipantau.
Program Kerja Praktik dilaksanakan di kantor Indopack Lestari yang beralamat di Jl. Edelweis Blok KA No. 26, Bumi Indah Tahap 5, Sukamantri, Pasar Kemis, Kabupaten Tangerang.
Digitalisasi Proses Pemesanan untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional UMKM
Sebelum adanya sistem yang dirancang, pelanggan yang ingin memesan cup printing harus chat satu per satu lewat WhatsApp untuk menanyakan harga, mengirim file desain, hingga menunggu kabar kapan barangnya selesai dan dikirim. Cara ini membuat admin sering kerepotan menghitung harga secara manual, pesanan terkadang terlewat karena chat yang menumpuk, dan pelanggan tidak punya cara pasti untuk mengecek sendiri sejauh mana pesanannya sudah diproses.
Melihat kebutuhan tersebut, tim mahasiswa membangun sebuah website pemesanan yang bisa diakses pelanggan kapan saja. Melalui website ini, pelanggan dapat memilih sendiri jenis dan ukuran cup yang diinginkan, mengunggah desain, lalu langsung melihat harga yang otomatis muncul sesuai jumlah pesanan, tanpa perlu menunggu balasan admin. Setelah pesanan dibuat, pelanggan bisa langsung membayar secara online melalui transfer bank atau QRIS, dan biaya pengiriman pun otomatis terhitung sesuai alamat tujuan. Setiap pesanan kemudian mendapat kode unik yang bisa digunakan pelanggan untuk memantau sendiri prosesnya, mulai dari pesanan diterima, sedang dikerjakan, hingga barang sampai di tangan pelanggan.
Melalui sistem ini, seluruh proses pemesanan hingga pengiriman dapat dikelola dalam satu platform terpusat, sehingga memudahkan pelanggan maupun pihak Indopack Lestari dalam melakukan pemantauan, dokumentasi, dan evaluasi proses bisnis secara berkelanjutan.
“Kami melihat bahwa proses pemesanan yang masih dilakukan melalui WhatsApp memiliki beberapa keterbatasan, terutama dalam hal kalkulasi harga, dokumentasi konfirmasi desain, dan pelacakan status pesanan secara terpusat. Melalui website pemesanan dan manajemen pengiriman ini, kami berharap proses bisnis Indopack Lestari dapat menjadi lebih terstruktur, transparan, dan efisien bagi seluruh pihak yang terlibat,” ujar Juliano Krizza Yoga, Ketua Tim Kerja Praktik Mahasiswa Universitas Pamulang.
Gambar 2. Suasana diskusi dan koordinasi tim mahasiswa Universitas Pamulang bersama pihak Indopack Lestari dalam rangka pengumpulan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
Kolaborasi dengan Tim Indopack Lestari
Dalam proses pengumpulan kebutuhan sistem, tim mahasiswa melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pihak Indopack Lestari. Salah satu narasumber utama dalam kegiatan ini adalah Rafka Azrul Cheysa selaku Staf Marketing, beserta tim operasional lainnya yang memberikan informasi mendalam mengenai proses bisnis, kendala yang dihadapi dalam pengelolaan pemesanan dan pengiriman, serta kebutuhan sistem yang diharapkan dapat mendukung aktivitas operasional UMKM.
Melalui proses diskusi dan analisis kebutuhan tersebut, mahasiswa memperoleh pemahaman yang lebih komprehensif mengenai alur pemesanan, sistem tier harga, hingga proses pengiriman yang berjalan di Indopack Lestari, sehingga solusi yang dirancang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan kondisi operasional yang sebenarnya.
“Kami menyambut baik kegiatan Kerja Praktik yang dilakukan mahasiswa Universitas Pamulang. Sebelumnya, proses pemesanan di Indopack Lestari sepenuhnya bergantung pada WhatsApp, mulai dari menghitung harga, mengonfirmasi desain, hingga memberi kabar status pesanan ke pelanggan, yang tentu memakan waktu dan rawan salah hitung saat pesanan sedang banyak. Dengan adanya website pemesanan dan manajemen pengiriman ini, kami berharap proses bisnis menjadi lebih terstruktur, mudah dipantau, dan terdokumentasi dengan baik, sehingga dapat mendukung Indopack Lestari untuk terus berkembang sebagai mitra kemasan yang terpercaya bagi pelanggan,” ungkap Rafka Azrul Cheysa, selaku Staf Marketing Indopack Lestari.
Menurut dosen pembimbing, Maulana Ardhiansyah, S.Kom., M.Kom., kegiatan Kerja Praktik merupakan momentum penting bagi mahasiswa untuk mengintegrasikan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan praktik langsung di dunia kerja. “Melalui Kerja Praktik, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman profesional, tetapi juga belajar beradaptasi dengan lingkungan kerja, mengembangkan kemampuan komunikasi, serta meningkatkan keterampilan pemecahan masalah yang dibutuhkan di era digital saat ini,” ujarnya.
Memberikan Kemudahan bagi Pelanggan dan Pengelola Indopack Lestari
Website pemesanan yang dikembangkan tidak hanya membantu pihak Indopack Lestari dalam mengelola pesanan secara lebih terstruktur, tetapi juga memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk memantau perkembangan pesanan yang mereka buat sendiri, tanpa harus bertanya berulang kali ke admin. Pelanggan cukup memasukkan kode pesanan untuk melihat sejauh mana proses pesanannya, mulai dari baru masuk, sedang diproduksi, hingga sudah diterima.
Selain itu, sistem ini juga memberi kemudahan tambahan bagi pelanggan yang lupa mengonfirmasi penerimaan barang — apabila dalam tiga hari setelah barang dikirim pelanggan tidak melakukan konfirmasi, status pesanan akan otomatis diperbarui menjadi selesai, sehingga setiap transaksi tetap memiliki dokumentasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Wujud Nyata Tri Dharma Perguruan Tinggi
Kegiatan Kerja Praktik ini menjadi salah satu bentuk implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya dalam penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk memberikan solusi nyata terhadap kebutuhan dunia usaha, khususnya UMKM. Melalui perancangan website pemesanan dan manajemen pengiriman ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman langsung dalam pengembangan sistem informasi, tetapi juga berkontribusi dalam mendukung transformasi digital UMKM di lingkungan industri kemasan.
Sistem yang dirancang diharapkan mampu membantu Indopack Lestari dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan pemesanan dan pengiriman, mempercepat proses transaksi dan produksi, serta menciptakan dokumentasi pesanan yang lebih terorganisir dan mudah diakses. Dengan demikian, Indopack Lestari dapat memberikan layanan yang lebih optimal sebagai mitra kemasan terpercaya guna mendukung kelancaran aktivitas operasional sehari-hari.
Ucapan Terima Kasih
Tim mahasiswa mengucapkan terima kasih kepada Maulana Ardhiansyah, S.Kom., M.Kom. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama pelaksanaan Kerja Praktik. Terima kasih juga kepada Rafka Azrul Cheysa dan seluruh tim Indopack Lestari atas sambutan, kepercayaan, dan dukungannya dalam proses pengembangan sistem ini. Tak lupa, apresiasi kepada Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang yang telah memfasilitasi kegiatan Kerja Praktik sebagai bagian dari proses pembelajaran yang bermakna.