Ridwan Pratama, Mohamad Dafi Hidayat, Rifkiy Andrian – Mahasiswa Teknik Informatika, Universitas Pamulang.
TANGERANG SELATAN — Pada pertengahan tahun ini, tepatnya sejak awal bulan Mei hingga pertengahan Juni 2026, saya bersama rekan-rekan tim mahasiswa program studi Teknik Informatika, yakni Mohamad Dafi Hidayat dan Rifkiy Andrian, melaksanakan kegiatan implementasi sistem layanan informasi berbasis WhatsApp Bot di PT Sumara Jaya Abadi. Kegiatan ini dibimbing dan didampingi langsung oleh rekan dosen kami, Bapak Joko Priambodo. Tujuan kami terjun langsung ke lokasi industri ini adalah untuk memecahkan masalah operasional yang nyata sekaligus memberikan validasi empiris terhadap literatur mengenai efisiensi otomatisasi layanan pelanggan.
Gambar 1. Foto kegiatan observasi awal dan diskusi tim di lokasi
Gambar 1 menunjukkan momen ketika saya bersama rekan mahasiswa (Dafi dan Rifkiy) sedang berdiskusi dengan jajaran manajemen PT Sumara Jaya Abadi di area kantor. Pada hari pertama ini, kami melakukan observasi langsung untuk memetakan akar kendala utama yang dialami oleh divisi layanan pelanggan.
Mengapa kami memilih PT Sumara Jaya Abadi sebagai tempat kegiatan? Berdasarkan survei awal, perusahaan yang merupakan produsen komponen interior otomotif ini sering kali kewalahan menangani pesan masuk dari pelanggan maupun agen distributor. Masalah utamanya adalah tingginya volume pertanyaan repetitif mengenai harga produk, spesifikasi, ketersediaan stok, hingga tata cara pembuatan tiket pesanan (Purchase Order/PO). Keterbatasan waktu operasional staf customer service membuat perusahaan mengalami slow response atau keterlambatan balasan di luar jam kerja. Untuk mengatasi hal tersebut, kami menginisiasi pembuatan perangkat lunak chatbot agar dapat mengambil alih tugas administratif yang berulang.
Gambar 2. Foto kegiatan perancangan sistem dan wawancara staf
Gambar 2 mendokumentasikan kegiatan wawancara kami dengan staf customer service untuk mengumpulkan daftar pertanyaan umum (FAQ), yang kemudian dilanjutkan dengan proses perakitan prototipe sistem. Tampak tim sedang merancang logika bot menggunakan Node.js dan mengonfigurasi basis data MySQL langsung di workstation perusahaan.
Bagaimana kami melaksanakan kegiatan ini? Kami menggunakan pendekatan metode Prototype agar pengembangan sistem berjalan fleksibel. Pertama, kami mengidentifikasi kebutuhan spesifik pengguna melalui observasi dan wawancara. Setelahnya, kami menyusun logika program dengan skema rule-based, menghubungkan API WhatsApp dengan database web, lalu melakukan uji coba menggunakan Black Box Testing. Hasilnya, sistem sukses mendeteksi kata kunci pelanggan dan memberikan balasan otomatis di bawah tiga detik selama 24 jam penuh. Rangkaian kegiatan ini kemudian kami tutup dengan sesi sosialisasi dan pelatihan langsung kepada para karyawan.
Gambar 3. Foto kegiatan pelatihan dan serah terima aplikasi WhatsApp Bot
Gambar 3 memperlihatkan kegiatan sosialisasi sekaligus serah terima sistem aplikasi. Tampak rekan mahasiswa sedang melatih para staf PT Sumara Jaya Abadi tentang cara mengelola data katalog spesifikasi produk dan meninjau riwayat pesanan (PO) melalui panel web admin secara mandiri.
Kami mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh tim yang telah mendukung terselenggaranya kegiatan ini dengan lancar. Terima kasih kepada rekan-rekan mahasiswa, Mohamad Dafi Hidayat dan Rifkiy Andrian, atas dedikasi dan kerja kerasnya dalam merancang kode program. Terima kasih yang tak terhingga juga kami sampaikan kepada rekan dosen pembimbing, Bapak Joko Priambodo, atas arahan teknis dan bimbingan moralnya selama di lapangan. Terakhir, terima kasih kepada pimpinan beserta seluruh staf PT Sumara Jaya Abadi yang telah memberikan izin tempat, memfasilitasi observasi kami, serta sangat kooperatif selama proses uji coba dan implementasi sistem.