Aqiel Maulidan Zuhdi, Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang
Kerja Praktik (KP) merupakan salah satu kegiatan mahasiswa untuk menerapkan ilmu pengetahuan kepada masyarakat, dan salah satu kewajiban akademis dalam jenjang perguruan tinggi. Dalam kegiatan KP ini mahasiswa membentuk tim yang terdiri dari mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang (Unpam). Kegiatan KP ini dilaksanakan di SMA BP FAI Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ) yang berlokasi di Jl. Mad Nur No. 9, Jampang, Kec. Kemang, Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Kegiatan ini dilaksanakan selama periode Kerja Praktik secara kolaboratif.
Perwakilan tim pengembang, Aqiel Maulidan Zuhdi, menilai bahwa pihak sekolah mengalami permasalahan dalam tata kelola administrasi data siswa serta minimnya akuntabilitas pelacakan kondisi aset sarana prasarana secara terpusat. Akibatnya efisiensi waktu kerja dalam proses pendataan dan pembuatan laporan cenderung tidak terproyeksi dengan optimal. Hal tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal.
Pertama, pengelolaan data siswa di SMA BP FAI UMJ mencakup variabel yang sangat banyak (lebih dari 60 variabel) namun masih mengandalkan pencatatan manual pada buku induk fisik. Kedua, inventaris sarana prasarana sekolah masih menggunakan berkas spreadsheet terpisah yang rentan terhadap risiko kerusakan dan memicu duplikasi data. Hal tersebut, membuat staf administrasi kesulitan dan membutuhkan waktu lama saat mengelola atau mencari dokumen yang tersebar.
Maka, untuk mengatasi kesulitan dalam tata kelola administrasi tersebut, tim KP memutuskan menggunakan pengembangan ekosistem digital berbasis web melalui aplikasi BIDIK (Buku Induk Digital Berbasis Cloud) hisa dipadukan dengan SiSaPras (Sistem Informasi Sarana dan Prasarana). Agar pihak sekolah dapat terbiasa dalam mengelola data mereka secara digital dan dapat membangun hingga membentuk efisiensi kerja tanpa biaya infrastruktur IT tambahan yang mahal.
Pada tahap pertama, tim pelaksana memfokuskan kegiatan pada analisis kebutuhan sekolah yang mencakup perancangan formulir digital terstruktur kesiswaan dan sistem kodifikasi barang otomatis. Tahap kedua, di mana melakukan kegiatan pengembangan sistem berbasis HTML, TailwindCSS, dan framework Laravel yang terintegrasi langsung dengan API penyimpanan Google Drive serta Google Sheets. Pada tahap ketiga, kegiatan diakhiri dengan uji coba sistem, migrasi data massal, serta pelatihan pemanfaatan fitur cetak lembar buku induk resmi A4 dan pelacakan log aktivitas (Audit Trail).
Setelah kegiatan tersebut dilaksanakan, tata kelola administrasi terlihat lebih mudah dan mulai terbentuk efisiensi waktu kerja hingga lebih dari 70 persen. Pihak sekolah menjadi lebih terbantu ketika kegiatan operasional berlangsung, dari kemudahan cetak dokumen kesiswaan dalam hitungan detik, antusias dalam mengunggah foto fisik aset secara aman, dan lebih percaya diri dalam memastikan transparansi data karena seluruh riwayat perubahan tercatat otomatis pada sistem.
Pelaksanaan kegiatan KP diharapkan dapat memberikan masukan bagi guru, staf tata usaha, kepala sekolah, dan institusi terkait hambatan dalam pengelolaan data konvensional yang bisa diatasi dengan tepat. Dalam memberikan motivasi dan implementasi teknologi tepat guna untuk mendorong akselerasi digitalisasi di sekolah. Akhirnya, dalam pelaksanaan ini pihak sekolah dapat menggunakan aplikasi BIDIK dan SiSaPras untuk mengotomatisasi administrasi kesiswaan serta sarpras mereka setelah tim KP serahkan dan digunakan di kegiatan sehari-hari. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan dampak positif bagi perkembangan tata kelola data sekolah secara cerdas, transparan, dan terpercaya.
Ucapan Terima kasih: Tim pengembang mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, khususnya kepada Bapak Suryaningrat, S.KOM., M.KOM. selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan dukungan akademis secara penuh selama pelaksanaan Kerja Praktik. Apresiasi tinggi dan terima kasih juga kami sampaikan kepada Kepala Sekolah serta segenap staf tata usaha SMA BP FAI UMJ yang telah menerima, memfasilitasi, dan berkolaborasi secara dinamis selama proses implementasi ekosistem digital ini. Terakhir, terima kasih kepada rekan tim Kerja Praktik, Dimas Rahma Samudra dan Muhammad Fauzan, atas kerja sama yang solid dan dedikasinya dari awal hingga akhir perancangan aplikasi.